Muito além do PPT

Muito além do PPT

Quem nunca viu o poder de um PPT bem leiautado numa apresentação? Sim, funciona. Mas a apresentação é mais do que alguns slides organizados e bem diagramados. Vamos falar sobre os componentes de uma apresentação aqui nesse post e entender o que realmente importa.

Do que é feito uma apresentação? Antes fosse só o famigerado PPT, mas existem elementos importantes que garantem o sucesso daquela apresentação. Antes de começar, vamos combinar uma coisa: apresentação, sempre, é mais do que um PPT (às vezes nem é um PPT, às vezes é um sulfite rabiscado ou um desenho de carvão no muro).

Definir um objetivo – Para que serve isso?

Toda apresentação tem um objetivo. Eu vou até mais longe, toda apresentação vende uma ideia. Por mais informativa que seja, a apresentação tem a missão de oferecer argumentos (trabalhados com maior ou menor aspecto de persuasão) que corroborem com uma visão ou uma opinião. Por isso, é importante que o objetivo da apresentação esteja claro e que SEMPRE o esforço empregado na apresentação esteja orientado ao objetivo pré-estabelecido.

No final da apresentação, o objetivo precisa ser atingido. Ok? Então o objetivo da apresentação precisa ser palpável. Exemplo: “encomendar uma pesquisa qualitativa”, “aprovar a campanha proposta”, “ok para o plano de mídia”. Colocar um objetivo macro como objetivo da apresentação é um erro, exemplo: “aumentar as vendas no pdv”.

Conhecer a sua audiência – O que querem escutar?

Então, você é responsável pelo que cada pessoa vai entender da sua apresentação. A responsabilidade de fazer sentido, ou não, está nas suas costas. Dito isso, é melhor conhecer a sua audiência, o seu público, as pessoas que vão ter acesso a sua apresentação.

Se numa escala de 0 a 10, a sua audiência conhece 4 sobre o assunto, você não precisa começar do 0. Por outro lado, se conhece 1 sobre o assunto, não adianta começar do 4. Esse alinhamento de bagagem da audiência para lidar com o que você está apresentando é fundamental para ampliar o entendimento.

Outra coisa: evite se sentir íntimo da sua audiência. Um comentário engraçadinho, ou um slide polêmico, fora de hora que não esteja conectado adequadamente com o universo da sua audiência pode comprometer o seu resultado. Exemplo: comentários machistas (nesse caso, é melhor eliminar isso da sua vida).

Montar o seu discurso – O que eu quero/preciso/vou falar?

70% das pessoas se perdem aqui. Mais importante do que o slide que eu vou fazer é saber o que eu vou falar. E nesse caso, o que eu vou falar é diferente do que eu quero e do que eu preciso falar.

Aqui eu sempre uso um desenho para ilustrar o momento: existe aquilo que a minha audiência precisa/quer ouvir e o que eu preciso/quero falar. Entre esses dois grupos existe uma intersecção, tudo o que está nesse intervalo entre os dois grupos é o que a sua apresentação tem de mais relevante. Aqui está o segredo para manter a atenção das pessoas e seguir com um discurso aderente, relevante. Pode ser que para alcançar o seu objetivo, o que você precisa não esteja nesse intervalo, mas com certeza os elementos para pavimentar o caminho até o seu objetivo com a audiência estarão lá.

Depois de entender o que é relevante, é importante organizar as ideias. Eu costumo criar um texto com tudo o que imagino que seja interessante falar na apresentação, de ponta a ponta.

Outras formas de organizar as ideias são: post-its, mapas mentais, rabiscar o vidro, flipcharts, entre outros. O importante aqui é amadurecer tudo o que seu discurso deve ter. E claro, cortar a gordura, pois o tempo de qualquer um é precioso e nós não queremos mais do que o suficiente para chegar ao nosso objetivo. Assim você define o que você vai falar, que é diferente do que você precisa/quer falar.

Para quem se interessa por apresentações, recomendo dar uma olhada no método Pecha Kucha.

Produzir um material de apoio – Aqui entra o PPT/afins

Ao contrário do que muitos pensam, nem toda apresentação precisa ter material de apoio. Existem excelentes apresentações que são feitas por apresentadores sem nenhum slide. Por outro lado, existem excelentes apresentações que não tem nenhum apresentador. Por isso é muito importante saber em que condições a sua apresentação chegará até a sua audiência. E aqui, se for o caso, vai ser a hora de montar o melhor material de apoio para a sua apresentação.

Seguindo o seu discurso, o material vai entregar apoio para a sua fala. Essa fala pode estar presente no material ou não. Aqui é importante é que o material seja complementar à sua fala.

  • Se não houver fala, então seu material devera ser 100% auto-explicativo.
  • Se houver fala, quanto mais você puder falar, menos o material deve ser poluído e truncado.

Quanto mais o material tirar atenção da sua fala, menos capacidade de persuasão você vai ter. E não vamos nos enganar, a empatia ainda tem o seu poder, por isso nós vemos pessoas falando no TED Talks ao invés de ler seus PDFs no Slideshare. Se seu material é 100% auto-explicativo com kilometros de texto que dizem o que você vai dizer, por você iria apresentar isso? Mais fácil mandar por e-mail, certo?

E isso nos leva a uma encruzilhada. Fazer uma apresentação mais visual para apresentar falando ou fazer uma apresentação com menos texto para complementar falando? Nós usamos os recursos a nosso favor sempre. Se você apresenta bem, se você consegue estimular o interesse nas pessoas, se você tem empatia e a capacidade de prender a atenção das pessoas, puxe a responsabilidade para você. Seja um showman. Porém, se você mal consegue olhar pra frente durante a apresentação, divida essa responsabilidade com o material de apoio sem ser repetitivo, em alguns momentos você vai ser o apoio ao material, mas vai estar mais próximo de conseguir alcançar o objetivo da apresentação.

Preparação do apresentador – Sem vergonha de ensaiar

Não adianta apenas ter facilidade com a disciplina de falas em público. É preciso ter ciência do discurso a ser falado na apresentação. O ensaio é parte fundamental para que o(s) apresentador(es) consigam usar o espaço da apresentação ao máximo para atingir o objetivo.

É importante ensaiar apresentando para alguém, para poder identificar possíveis melhorias tanto no material quanto no discurso. Afinal, se você está planejando essa apresentação, é bem possível que em algum momento ela tenha virado paisagem por ter sido repassada tantas vezes, assim um olhar novo vai ajudar a trazer melhorias e ajudar a entender como o público está recebendo aquela informação.

Sobre o Ambiente

Discurso lindo, material épico, ensaio incessante, tudo pronto. Mas daí, o aparelho onde você vai projetar não tem saída HDMI. Ou ainda, o lugar tem muita luz e o projetor é fraco e seu material tem fundo escuro com letras finas. E você olha aquela situação, dá um risadinha e pensa “vai assim mesmo”.

Muitas vezes dá pra antecipar as situações do ambiente onde essa apresentação vai acontecer. E quando der pra antecipar, é fundamental para entregar uma apresentação mais interessante e relevante para audiência.

Imprevistos – Não precisam acontecer mas acontecem

Você pode planejar tudo de ponta a ponta. Sempre vai rolar um imprevisto. Pode ser o tomador de decisão que chega atrasado e tem que sair mais cedo, forçando sua apresentação de 1 hora a acontecer em meia hora. Pode ser que o projetor queime e todas as outras salas de reunião estejam ocupadas. Pode ser que você estivesse preparado para apresentar de pé e tenha que apresentar sentado. Interagir com os imprevistos é fundamental, manter a calma e busca a melhor solução no momento é o mais adequado.

Mas se você fez tudo certo antes, se você planejou sua apresentação seguindo os pontos acima, você minimizou os imprevistos e agora vai lidar com um imprevisto singular, ou até nenhum. Você está preparado, confiante e seguro de que é o caminho em que você acredita, por fatos e por convicção, para chegar ao objetivo daquela apresentação. Os próximos minutos são decisivos e a mistura de ansiedade pelo resultado com a segurança de ter feito um bom trabalho vão ajudar, sempre

Depois da apresentação – Não é “só isso”

Você teve um baita trabalho para fazer tudo, não venha com “é só isso” ou “é o que temos pra hoje”. Termine agradecendo pela atenção, com termos que mostrem que de fato foi um bom trabalho. Pode parecer sem importância, mas você não quer deixar no ar a sensação de que isso não é tão importante, você veio atrás de um objetivo, que pode ser uma aprovação, uma assinatura de contrato, um encaminhamento.

Por fim

Apresentação requer segurança e confiança. Por mais tensa que seja, por mais complicado o que tenha para se falar, a apresentação ajuda a esclarecer, a explicar, a mostrar, a informar, a convencer. Então planeje-se, prepare-se e vai, mezzo na fé, mezzo na razão.

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