Way beyond the PPT

Way beyond the PPT

Who have never saw the power of a very well designed slide in a presentation? Yes, it works. But presenting is more than some organized well-designed slides. We’ll talk about the pieces of a good presentation here and we’ll understand what really matters.

What is a presentation made of? It could be just the overrated PPT, but there are important elements for reaching the success. Before starting, let’s talk about one thing: a presentation, always, is more than a PPT (sometimes it’s not even a PPT, sometime it’s just a paper or a draw in a wall).

Setting a goal

Every presentation has a goal. Actually, every presentation sell a idea. It has the mission to offer arguments to help people to get a point of view or a opinion. So, it’s important to make clear the presentation goal and make sure the all the efforts are pushing towards the goal previously defined.

At the presentation end, the goal must to be reached. Ok? So, the presentation goal needs to be achievable. For example: “ordering a research”, “approving the campaign”, “approving the media plan”. Setting a business goal as the presentation goal is a big mistake, like “increasing the stores sells”.

Knowing your audience – What they want to listen?

So, you’re resposible for what each people will undestand from your presentation. The responsability to make sense, or not, is in your hands. That said, it’s better you get to know your audience, the people that will watch your presentation.

If from 0 to 10, your audience know 4 about a issue, you don’t have to start from 0. On another hand, if they know 1 about that issue, it’s a mistake start from 4. It’s important to know how much audience knows to be relevant for them and make it better.

Another point: avoid to feel too much close to your audience. A joke or a polemic image, out of time and context, might starts a crisis and put your results in risk.

Preparing your speech – What I want/need/will say?

70% of people get lost here. What I’ll say is way more important than the slide I’ll make. And what I’ll say is different from what I want and need to say.

At this point, I use to draw a scheme to keep clear: there is what audience need/want to listen e what I need/want to say. Between both groups, there is a space in common, everything that is there is where your presentation can be more relevant. The secret is to keep people’s attention and going on with a very attractive and relevant speech. For reaching your goal, maybe you need something out of this space, but I’m sure the basic elements to conquer your audience is there.

What pople want/need to listen /
Relevance /
What I need/want to say

After understanding what is relevant, it’s important to organize your ideas. I use to create a text with everything I believe that is important to say in the whole presentation.

Other ways to organize your ideas are: post-its, mind maps, draw in glass walls, flipcharts, etc. What matters is to make sure about everything you speech must have. Of course, you must cut the borders, because time is precious and we don’t want more than enough time to reach our goal. So, you can define what you’ll say, that’s different from what you need/want to say.

For those who want to know more about presentations, I recommend to read about the Pecha Kucha method.

Making support docs – PPT and others

Ao contrário do que muitos pensam, nem toda apresentação precisa ter material de apoio. Existem excelentes apresentações que são feitas por apresentadores sem nenhum slide. Por outro lado, existem excelentes apresentações que não tem nenhum apresentador. Por isso é muito importante saber em que condições a sua apresentação chegará até a sua audiência. E aqui, se for o caso, vai ser a hora de montar o melhor material de apoio para a sua apresentação.

Seguindo o seu discurso, o material vai entregar apoio para a sua fala. Essa fala pode estar presente no material ou não. Aqui é importante é que o material seja complementar à sua fala.

  • Se não houver fala, então seu material devera ser 100% auto-explicativo.
  • Se houver fala, quanto mais você puder falar, menos o material deve ser poluído e truncado.

Quanto mais o material tirar atenção da sua fala, menos capacidade de persuasão você vai ter. E não vamos nos enganar, a empatia ainda tem o seu poder, por isso nós vemos pessoas falando no TED Talks ao invés de ler seus PDFs no Slideshare. Se seu material é 100% auto-explicativo com kilometros de texto que dizem o que você vai dizer, por você iria apresentar isso? Mais fácil mandar por e-mail, certo?

E isso nos leva a uma encruzilhada. Fazer uma apresentação mais visual para apresentar falando ou fazer uma apresentação com menos texto para complementar falando? Nós usamos os recursos a nosso favor sempre. Se você apresenta bem, se você consegue estimular o interesse nas pessoas, se você tem empatia e a capacidade de prender a atenção das pessoas, puxe a responsabilidade para você. Seja um showman. Porém, se você mal consegue olhar pra frente durante a apresentação, divida essa responsabilidade com o material de apoio sem ser repetitivo, em alguns momentos você vai ser o apoio ao material, mas vai estar mais próximo de conseguir alcançar o objetivo da apresentação.

Preparação do apresentador – Sem vergonha de ensaiar

Não adianta apenas ter facilidade com a disciplina de falas em público. É preciso ter ciência do discurso a ser falado na apresentação. O ensaio é parte fundamental para que o(s) apresentador(es) consigam usar o espaço da apresentação ao máximo para atingir o objetivo.

É importante ensaiar apresentando para alguém, para poder identificar possíveis melhorias tanto no material quanto no discurso. Afinal, se você está planejando essa apresentação, é bem possível que em algum momento ela tenha virado paisagem por ter sido repassada tantas vezes, assim um olhar novo vai ajudar a trazer melhorias e ajudar a entender como o público está recebendo aquela informação.

Sobre o Ambiente

Discurso lindo, material épico, ensaio incessante, tudo pronto. Mas daí, o aparelho onde você vai projetar não tem saída HDMI. Ou ainda, o lugar tem muita luz e o projetor é fraco e seu material tem fundo escuro com letras finas. E você olha aquela situação, dá um risadinha e pensa “vai assim mesmo”.

Muitas vezes dá pra antecipar as situações do ambiente onde essa apresentação vai acontecer. E quando der pra antecipar, é fundamental para entregar uma apresentação mais interessante e relevante para audiência.

Imprevistos – Não precisam acontecer mas acontecem

Você pode planejar tudo de ponta a ponta. Sempre vai rolar um imprevisto. Pode ser o tomador de decisão que chega atrasado e tem que sair mais cedo, forçando sua apresentação de 1 hora a acontecer em meia hora. Pode ser que o projetor queime e todas as outras salas de reunião estejam ocupadas. Pode ser que você estivesse preparado para apresentar de pé e tenha que apresentar sentado. Interagir com os imprevistos é fundamental, manter a calma e busca a melhor solução no momento é o mais adequado.

Mas se você fez tudo certo antes, se você planejou sua apresentação seguindo os pontos acima, você minimizou os imprevistos e agora vai lidar com um imprevisto singular, ou até nenhum. Você está preparado, confiante e seguro de que é o caminho em que você acredita, por fatos e por convicção, para chegar ao objetivo daquela apresentação. Os próximos minutos são decisivos e a mistura de ansiedade pelo resultado com a segurança de ter feito um bom trabalho vão ajudar, sempre

Depois da apresentação – Não é “só isso”

Você teve um baita trabalho para fazer tudo, não venha com “é só isso” ou “é o que temos pra hoje”. Termine agradecendo pela atenção, com termos que mostrem que de fato foi um bom trabalho. Pode parecer sem importância, mas você não quer deixar no ar a sensação de que isso não é tão importante, você veio atrás de um objetivo, que pode ser uma aprovação, uma assinatura de contrato, um encaminhamento.

Por fim

Apresentação requer segurança e confiança. Por mais tensa que seja, por mais complicado o que tenha para se falar, a apresentação ajuda a esclarecer, a explicar, a mostrar, a informar, a convencer. Então planeje-se, prepare-se e vai, mezzo na fé, mezzo na razão.

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